Как организовать офис?

Цель данной статьи сориентировать руководителя, который планирует создать офис для своей компании и обсудить основные моменты организации и работы офиса.

Каким должен быть офис?

Выбирая, помещение для офиса следует обратить внимание на удобное транспортное сообщение для сотрудников, а также наличие удобной стоянки для автомобилей. Кабинеты офиса должны быть хорошо освещенными, теплыми и достаточно вентилируемыми. Современный офис обеспечивается достаточным количеством оргтехники и средств связи с организованной внутренней сетью и выходом в интернет, а также городскую и междугородную телефонную связь.

Предусмотрите помещение для отдыха и приема пищи, подсобные помещения и санузел. Оборудуйте помещения удобной и функциональной мебелью. Люди, работающие у вас в офисе, проводят большую часть жизни на своем рабочем месте. Создайте благоприятные условия для работы и эффективность их работы возрастет.

Какие офисы бывают?

По своей компоновке различают офисы классического типа, открытой планировки и смешанные. К достоинствам офисов классического типа, когда для каждого или нескольких работников предусмотрен отдельный кабинет, относится максимальная звукоизоляция и возможность полного сосредоточения на своей работе. Однако при таком размещении сотрудников, проблематично контролировать их занятость.

Даже небольшой офис можно рационально организовать

Офисы открытого типа, когда в большом помещении располагается много сотрудников, позволяют руководителю постоянно контролировать своих подчиненных, но обладают низкой шумоизоляцией. Смешанные офисы позволяют минимизировать недостатки предшествующих типов организации офисных помещений. Исходя из стоящих перед вами задач, выбирайте, как организовать офисные помещения.

Как организовать работу в офисе?

Хороший руководитель стремится повысить эффективность работы своей компании. Организовать эффективную работу – это значит учесть все нужды – организационные, информационные, технические, имиджевые и хозяйственные.

Планируйте работу так, чтобы каждый сотрудник знал свою задачу и работал на результат. Проводите совещания, грамотно распределяйте задания и контролируйте их выполнение. Планируйте работу на год, квартал, месяц, неделю и день. Правильно организовывайте делопроизводство. Входящие, исходящие и внутренние документы должны регистрироваться и строго контролироваться. Распределяйте документы между подчиненными указывая кто и в какой срок их должен их исполнить. Следите за своевременностью исполнения. Пусть ваш юрист визирует документы, подаваемые вам на подпись.

Организуйте своевременное снабжение. У ваших сотрудников не должно возникать проблем с канцтоварами для офиса, оргтехникой и расходными материалами.

По мнению редакции uznayvse.ru, успех вашего бизнеса и ваш личный успех во многом зависит от грамотной организации работы офиса вашей компании.