Документооборот и автоматизация задач делопроизводства

Делопроизводство - это обеспечение документационной деятельности какого-либо предприятия. Основой его автоматизации является автоматизация документооборота. Но зачастую провести чёткую границу между автоматизацией документооборота и делопроизводства невероятно трудно, ведь эти два понятия тесно переплетаются.
В современном стандартном делопроизводстве выделяют три группы задач.
• Процессы составления, согласования и оформления документов - в совокупности их называют документированием.
• Обеспечение движения документов или организация работы с ними.
• Хранения документов и обеспечение их безопасности.
При оформлении и оставлении документов необходимо отталкиваться от определённых стандартов. Существуют государственные стандарты в области документационного обеспечения и делопроизводства, которым должны соответствовать все бумаги, и корпоративные стандарты, которым должны соответствовать все документы, предназначенные для использования внутри компании. Все они подразделяются на организационно-распорядительные и учетные. К первым относятся следующие: приказы, письма, протоколы, справки, распоряжения. А к учётным - кассовые, счета, платежные документы, накладные, которые недействительны без заполнения реквизитов, предусмотренных законом.
Если организация делопроизводства, а именно функция документирования, выполняется автоматизированной системой, то процесс регистрации и создания документов значительно упрощается и улучшается.
• Шанс ошибки в оформлении документа заданного типа снижается до минимума.
• Система автоматически заполняет реквизиты информацией, взятой из документа-основания, или присваивает необходимые реквизиты.
• Каждый документ сохраняется в единой базе данных и на корпоративном портале, если такой имеется.
• Создание новых документов может происходить не только по инициативе пользователя, но и автоматически.
Путь к новому качественному решению задач организации работы с документами – автоматизация делопроизводства.
• Оптимизация, документооборот и анализ производятся ещё на стадии внедрения автоматизированной системы. Также происходит составление чётких схем движения документации и определение лиц, ответственных за выполнение того или иного этапа работы над документами.
• Благодаря разграничению прав доступа обеспечивается последовательность работы несколькими пользователями над документом в электронном формате.
• Высокий контроль над текущим состоянием каждого документа.
• Возможность без проблем получить аналитический отчет указанной формы о состоянии одиночного документа или группы документов.
• Обмен документами с другими удалёнными фирмами или пользователями налаживается по каналам Интернет (для пользователей) или интранет (для компаний).
Раздел "Электронный архив" отвечает за организацию хранения документов, а за безопасностью следит специальное программное обеспечение.